Začalo to telefonátem

Volala mi klientka na doporučení od mé známé, které jsem připravovala cestovní plán. Chtěla se domluvit na cestovním plánu na míru pro ni a manžela. Měli přesně daný termín chtěli zkombinovat relax, šnorchlování i poznávání v Thajsku.
Chtěli letět na přelomu února/března, což je klasický a oblíbený termín pro tuto oblast. Zavolala mi asi půl roku před odletem. Popsala jsem jí jednotlivé ostrovy a zeptala se co, je zajímá a navrhla doplnění o Maledivy na relax a šnorchlování na týden. Zeptala jsem, zda mají místa, které chtějí určitě navštívit, jestli mají doporučená místa na šnorchlování nebo potřebují doporučit. Na základě toho jsme se dohodly, že zašlu kalkulaci a itinerář den po dni, na základě kterého budu pak tvořit celý cestovní plán.

Kalkulace a vyčíslení zálohy

Měla jsem termíny, dohodnuté destinace, požadavek na nákup letenek. Vyčíslila jsem kolik budou stát letenky do Thajska a přelet na Maledivy, kolik bude stát vytvoření cestovního plánu a vytvořila první rychlý itinerář den po dni. Toto jsme si odsouhlasily s klientkou a na základě té kalkulace mi zaslali 60% z mé zálohy.

Letenky

Pustila jsem se do vyhledání letenek, oba dva nechtěli mít delší transfer na letišti než 4 hodiny, odbavený kufr aspoň 20 kg/osoba, byla jim jedno letecké společnost (kromě aerolinek z Ukrajiny) či místo přestupu, chtěli nejnižší cenu za letenky do Thajska i na Maledivy a chtěli letenky koupit co nejdříve.
Následně jsem poslala nejvhodnější návrhy vzhledem k jejich termínu, oni z toho vybrali jeden. V rámci nákupu chtěli již rezervovat sedadla, jelikož pán měřil okolo 2 m, takže chtěli sedadla u únikových východů a chtěli si za ně připlatit. S nákupem letenek jsem jim doporučila uzavřít pojištění storna, což učinili online.

První verze cestovního plánu

Vzhledem k jejich pracovnímu vytížení jsme vytvořili plán postupu a kdy budu posílat dílčí části ke schválení. Pak jsem začala tvořit cestovní plán, určili jsme si počet ostrovů a důležitá pro ně byla návaznost, aby se někde zbytečně nevraceli. Lodě chtěli rezervovat online a poprosili mě, zda bych jim mohla ke každému ostrovu a i na Maledivách do plánu zahrnout nějaká doporučení na ubytování, které si pak sami zarezervují.
Cílem plánu bylo hodně šnorchlování, poznávání památek a relax, takže chtěli vždy po 2 – 3 dnech jeden den úplně volný. Vzhledem k tomu, že jsme měli dostatek času na plánování, tak jsme plán tvořili a odsouhlasovali postupně.

Online odbavení do letadla

V průběhu plánování jsme se dohodli na online odbavení, vzhledem k tomu, že jsme měli již letenky i sedadla rezerovovány a zaplaceny, dohodli jsme se na této formě, aby se nemuseli příliš dlouho zdržovat u přepážky, případně kufr odevzdat jen u sběrné přepážky drop off u dané letecké společnosti a pokračovat ke gatu.

Finální verze plánu

S klienty jsme si několikrát volali v průběhu či psali přes WhatsApp a ladili detaily a úpravy plánu. Mezitím si na základě mých doporučení v plánu zarezervovali lodě i ubytování dle zaslaných odkazů v plánu, které byly vloženy do cestovního plánu.
Finálně si tiskli letenky do Thajska i na Maledivy, cestovní plán a potvrzení na lodě i ubytování.
Zde jsme provedly s klientkou také zúčtování mé odměny ve výši 40% z celkové kalkulované částky.

V průběhu cesty

Klientům se bohužel podařilo zmeškat letadlo na přestupu, ale ne jejich vlastní vinou, volali mi z letiště, že jim na přebookovací přepážce nechtějí vystavit nové letenky na pozdější let. Zrevidovala jsem možnosti letů dané společnosti i podmínky, jelikož nezmeškali letadlo vlastní vinou, a požádala jsem, zda bych mohla mluvit s paní na přepážce. Nebyl to jednoduchý “boj”, paní opravdu stále tvrdila svou a asi až na třetí pokus se mi s ní a její vedoucí podařilo domluvit a dostali jsme klienty na večerní let. Takže jsme rezervovali letenku na další možný let bez příplatku, aby byli na místě včas kvůli návaznosti celého plánu.
Byla jsem jim k ruce i v této situaci, moje pomoc či kontakt na cestách beru pro klienty automaticky a vždy bych se jim snažila pomoci s nastalou situací. Naštěstí časový posun nehrál v tuto chvílí žádnou roli, jelikož se jednalo o odpoledne, tak se to dalo celé řešit v průběhu odpoledne, komunikace z této stresové situace nám zabrala několik hodin, ale dopadla dobře.